Какие задачи арендатора может решить система бронирования рабочих мест?

Система бронирования рабочих мест не только синхронизирует график работы сотрудников при гибридном формате работы, но и выстраивает коммуникацию бизнеса с работниками, позволяет оптимизировать расходы компании. Дмитрий Сазонов, руководитель проекта Hotdesk.ru, рассказал, как сервис бронирования рабочих мест помогает эффективно использовать офисное пространство и повысить ценность компании для сотрудников.

Для чего нужна система бронирования рабочих мест и кому она подойдет

Система бронирования рабочих мест нужна компаниям от 50 человек, у которых есть потребность максимально эффективно использовать рабочее пространство. Продолжительная работа вне офиса в период пандемии показала, многие задачи возможно решать не выходя из дома, и сотрудникам не обязательно полный рабочий день находится в офисе. 

Однако потребность в социализации, нетворкинг, необходимость поддерживать корпоративную культуру и ценность компании для работников, вынуждает работодателей переходить на гибридный формат работы. В связи с этим для многих компаний встал вопрос создания комфортной среды и точек притяжения в офисе, как организовать работу эффективно. 

Как показывает практика, офис используется не более чем на 60%. Система бронирования поможет проанализировать реальную загрузку офиса и в дальнейшем сделать его максимально удобным. Можно выделить следующие задачи, которые поможет решить анализ эффективности использования офисного пространства:

1. Компания, которая планирует сокращение своих площадей. Получит понимание, какие зоны наиболее востребованы, какие не используются или используются неэффективно. 
2. Для тех, кто задумывается о расширении. Анализ с помощью системы бронирования покажет, требуется ли новое помещение, или компания может с большим числом сотрудников эффективно и удобно организовать свою работу в рамках текущего офиса.
3. Если компания хочет перейти на гибридный формат работы, но не знает, как организовать процесс. Или уже работает в таком формате, но хочет внедрить систему незакрепленных рабочих мест или оптимизировать рабочее пространство. Система бронирования упорядочит работу, облегчит выполнение задач, автоматизирует рутинные процессы.

Когда стоит задуматься о внедрении системы бронирования рабочих мест

Система бронирования рабочих мест может быть внедрена:

1. новый офис на этапе проектирования;
2. готовый офис для анализа эффективности использования пространства или системы незакрепленных рабочих мест. 

Комментирует  Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочего пространства, главный архитектор Space

Какие возможности получает компания при использовании системы в новом офисе

Система бронирования может быть расширена и привязываться к системе умного офиса - управление светом, микроклиматом, внедряться в систему СКУД для учета бронирования мест и времени. Для нового офиса важно определиться с функционалом уже на этапе проектирования офиса, чтобы заложить в проект работы по монтажу, например, светового оборудования и электропитания. 

В новом проектировании и строительстве офиса система бронирования - хороший инструмент для современного технологичного использования офиса, обеспечивающий удобство и повышающий эффективность работы. Также сотрудникам намного легче привыкать к такой системе, когда компания переезжает в новый офис. 

Какие задачи решает система при внедрении в готовый офис

Когда компания видит, что формат работы поменялся, большая часть сотрудников работает удаленно либо штат увеличивается, необходимо добавлять физические рабочие места или синхронизировать рабочее время и использовать шеринговую систему. В таком случае целесообразно внедрить сервис бронирования рабочих мест.

Если говорить о такой системе бронирования, которая используется в нашей компании, то сервис Hotdesk.ru может быть быстро внедрен в структуру офиса без дополнительных строительных работ, таких как поведение проводов или размещение большого количества дополнительного оборудования. 

Система бронирования сможет показать реальную ситуацию в офисе с помощью мониторинга и аналитики: определить, сколько рабочих мест занимают сотрудники фактически, сколько по времени, все ли рабочие места заняты 100% времени. Важно распространять систему на общие зоны для отслеживания востребованности переговорных, неформальных мест общения. Через определенное время, обычно это 1-2 месяца, можно оценить как функционирует и насколько эффективно используется офис.

Такой анализ полезен для услуги эффективной организации пространств (workplace strategy), так как дает реальные цифры эффективности использования офисного помещения.  На базе этой аналитики мы получаем данные, которые показывают, что нужно реорганизовать для лучшей работы офиса. Потребуются ли глобальные изменения или достаточно частичных, и понять, какие временные и финансовые затраты понесет компания. С системой бронирования можно продолжить работать в уже реорганизованном офисе.

Как будет проходить система интеграции сервиса Hotdesk.ru для компании

Многих руководителей волнует вопрос, как внедрить сервис бронирования рабочих мест в компанию, чтобы он не вызывал отторжения у сотрудников. Ведь, как правило, любые изменения доставляют дискомфорт и нарушают привычную обстановку. Принудительное пользование сервисом, особенно, если он сложный с точки зрения пользования и регистрации, не принесет результатов.

Особенность сервиса Hotdesk.ru в том, что это вебсервис, и нет необходимости устанавливать специальный софт или приложение. Сотруднику отправляется пригласительная ссылка, открыв которую, он переходит на страницу сервиса и сразу может полноценно пользоваться системой  бронирования.

Опыт внедрения системы в нашем офисе показал, что в среднем, чтобы сотрудники привыкли к комфортному пользованию системой, требуется до 14 дней. Сервис интуитивно понятный и пользоваться им довольно просто.

Еще одной причиной для быстрого нативного внедрения сервиса в компанию является ценность его использования для самих сотрудников. Основная цель приложения - наладить диалог между бизнесом и работниками. Руководитель видит потребности своего персонала и может создать более комфортные условия для их работы. Сотрудники смогут напрямую через сервис обращаться к офис-менеджеру, оставлять заявки о необходимости убрать место, починить оборудование и так далее. Многие процессы можно автоматизировать или решить необходимые вопросы удаленно, при этом не тратить время и ресурсы на дорогу до офиса. Люди быстро понимают, насколько сервисом удобно пользоваться и как он облегчает жизнь.

Какие выгоды в получает компания в результате внедрении системы бронирования рабочих мест 

Благодаря системе бронирования рабочих мест компания в первую очередь сможет оптимизировать ресурсы. Понять, эффективно ли используются зоны в офисе, есть ли необходимость перепланировки для сокращения площади или получить представление о необходимости смены офисного помещения при расширении.

Пример: В нашей компании есть переговорная комната, которая рассчитана на 11 мест. После внедрения сервиса бронирования, реальная картина такова, что востребованность переговорной очень высока, но занимает ее максимум 6 человек. Таким образом мы видим, что эту зону можно разделить на 2 части, и эффективность значительно увеличится. 

Во-вторых повысить ценность компании в глазах сотрудников, путем автоматизации рутинных процессов, определить потребности и создать более комфортную среду. Система бронирования рабочих мест дает полноценную картину важных для сотрудников параметров и точек притяжения в офисе.

Сервис Hotdesk.ru динамично развивается и на данном этапе у нас достаточно гибкая карта разработки. Компаниям, которые заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве мы предлагаем:

1. Бесплатный тестовый период пользования сервисом со всем функционалом в течение 1-2 месяцев. 
2. Выделенный IT-отдел, который оказывает поддержку и администрирование продукта.
3. Возможность интеграции собственных сервисов с системой Hotdesk.ru, например внутренняя CRM компании, Календарь и тд.

В результате бизнес может получить качественный продукт без дополнительных инвестиций, максимально адаптированный под собственные бизнес-процессы.