Что такое хот-деск? Какие технологии необходимы для быстрого и недорого внедрения систем временных рабочих мест?

Пандемия спровоцировала множество требований к организации офисного пространства. Теперь собственники бизнесов желают не только добиться максимально комфортных условий для персонала, но и снизить затраты на эксплуатацию офисной площади. Качественным решением может стать внедрение системы хот-деск. Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate, рассказал о нюансах использования зоны хот-десков, о технологиях, необходимых для их организации, и о требуемых инвестициях.

Что такое хот-деск?

Хот-деск представляет собой выделенный рабочий стол с техническим оборудованием, к которому сотрудники имеют доступ по персональному паролю или пропуску. Существуют системы записи бронирования этого хот-деска, благодаря которым сотрудники не пересекаются.

Технологии для введения хот-десков

Самые эффективные технологии для организации формата hot desking просты для понимания. Арендаторы офисов прибегают к установке датчиков движения или датчиков контроля рабочих мест.

Датчики контроля устанавливаются на 1-2 месяца и выдают аналитику времени, которое сотрудники проводят за своими рабочими местами. Таким образом, руководство компании получает возможность переформатирования офиса: организовывается комфортную рассадка, и часть персонала, чьи бизнес-процессы позволяют работать на временных рабочих местах без потери эффективности, переходит в зону хот-десков.

Какие компании внедряют хот-дески?

Как правило, hot desking пользуется спросом у компаний, которые имеют в штате разъездных сотрудников. Немобильные работники всё также закреплены за своими зонами труда с соблюдением социального дистанцирования, а мобильные поочерёдно эксплуатируют универсальные места.

В текущих условиях, когда все компании борются за безопасность офисного пространства, hot desking является целесообразной долгосрочной (и затратной) технологией на перспективу.

Как использовать хот-деск?

IT-компании пишут мобильное приложение, содержащее исходный план рассадки офиса, и, по итогу, офис заполняется на 30-40%.

Для организации своей работы сотруднику нужно зайти в приложение, выбрать подходящее рабочее место и указать время, к которому оно должно быть активировано.

Check-in происходит через прикладывание индивидуальной карточки к датчику рабочего места. Так система видит, что сотрудник готов к работе и предотвращает перегрузку зоны хот-деска в течение дня, предлагая сотрудникам альтернативное время посещения. Опция позволяет соблюдать социальную дистанцию, что важно в сезон распространения инфекций.

Система легко имплементируется, не требуя серьёзного переоборудования офиса в кратчайшие сроки.

Кейс

Крупная IT-компания располагается в open-space офисе. Когда в Петербурге большинство бизнес центров было закрыто на карантин, стало ясно: по окончании волны ограничений выводить всех сотрудников обратно в офис не имеет смысла в силу удобства удалённой работы и финансовых соображений.

В течение локдауна эта компания разработала приложение. Она не переформатировала свои рабочие места, а лишь запустила приложение по рассадке и ограничению количества людей в офисе.

Цель – сделать так, чтобы одновременно в офисе находилось ограниченное число сотрудников, а также соблюдение дистанции между рабочими зонами.

Такое решение легко внедряется и не требует крупных инвестиций в изменения в офисе. При желании компании утвердить такой режим на долгосрочную перспективу, необходима более детальная работа с датчиками.

Какие инвестиции для этого требуются?

• Во-первых, необходимо закупить датчики и программу, разработанную аналитиками.
• Во-вторых, если компания принимает решение делать хот-дески, нужны инвестиции в ремонт офисной площади. Даже ротация мебели является инвестицией.

Гибкое использование пространства

За счет введения зоны работы со стационарными компьютерами, зоны хот-десков и переговорных консервативное офисное помещение превращается в гибкое пространство.

Это три обязательных критерия для соответствия названию «гибкий офис». Прочие рекреационные локации (зоны кухни и развлечений) являются дополнительными критериями, которые уже сегодня внедряются большим количеством компаний.

Благодаря хот-дескам загрузка офиса распределена, и расписание посещения рабочих мест обеспечивает свободную рассадку и минимальное количество людей в офисе единовременно.

Зачастую аналитика показывает, что 50% персонала проводят за рабочим компьютером не более 2-3 часов в день, в связи с чем рационально было бы перенаправить таких сотрудников в зону хот-десков, сделать для них приложение и график.

Создание безопасной и здоровой среды в офисе: инженерка, рециркуляторы

Вопрос здорового климата также решается датчиками. Есть технологии, которые замеряют уровень СО2. Когда этот уровень достигает определённого показателя, инженерная система автоматически увеличивает подачу кислорода.

Как правило, такие датчики либо внедряются в систему общего кондиционирования офиса, либо уже встроены в автономный рециркулятор воздуха, расположенный в каждом из помещений офисной площади.

Датчик реагирует на движение внутри помещения и обеспечивает циркуляцию воздуха автоматически; является дорогой инвестицией.