Оптимизация офисных пространств - как трансформировать офис и оптимизировать бюджет на административные расходы?

Существует прямая зависимость между трансформацией офисных пространств и сокращением площади офиса, которую занимает компания. Оптимизация офисного пространства и функциональных зон помогает выявить излишек квадратных метров, отказавшись от которого компания может сократить расходы на аренду и обслуживание помещения. Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочих пространств, главный архитектор компании Space, рассказала, почему сегодня компании запрашивают услугу по оптимизации офисных площадей, и как компаниям понять, что им необходима трансформация офиса.

Какие основные требования на трансформацию офиса

Одним из запросов на трансформацию офиса является запрос от компаний, которые переводят часть сотрудников на удаленный формат работы и больше не нуждаются в том объеме площадей, который у них был ранее.

Наглядный пример такого запроса - кейс одного из наших клиентов, который обратился со следующими требованиями:

сократить офисные площади;
внедрить комбинированный график;
увеличить, сократить число общих зон.

Компания занимала 2 этажа в одном из бизнес-центров Санкт-Петербурга. На текущий момент часть сотрудников перевели на удаленный формат работы и отказались от одного этажа. Однако компания продолжает расти. Сотрудники, которые работают на постоянной основе, а также те, кто в частично удаленном формате, должны приходить в офис и каким-то образом размещаться. Одного этажа в той конфигурации, которая была, клиенту для размещения всех сотрудников не хватает.

Наша компания внутри текущего пространства нашла методы оптимизации. Одним из решений было преобразовать все переговорные с естественным светом в рабочие кабинеты. Большая открытая зона конференц-зала, которой пользовались 5-7 раз в год, а в остальное время являлась транзитной зоной, занимающей большую площадь, преобразована в open space и функциональные зоны. В это пространство был вписан блок разноформатных переговорных на 12, 4, 2 человека и зум-румы на 1 человека.

Таким образом удалось увеличить плотность посадки практически в 1,5 раза - на этаже размещалось около 100 сотрудников, сейчас помещается 145 рабочих мест - без учета переговорных, зон отдыха, кофе поинта. При этом сохранили комфортное размещение людей с учетом всех нормативов по рассадке.

В результате компания отказалась от целого этажа, снизила затраты на аренду и обслуживание этой площади, имеет возможность получить дополнительный доход от продажи оставшейся мебели. Путем трансформации имеющего пространства компания организовала работу всех сотрудников.

Больше информации об эффективной организации рабочих пространств вы найдете здесь.

5 причин, чтобы понять, необходима ли трансформация офиса

Многие компании в рамках оптимизации бизнес-процессов единственным выходом видят переезд в новое помещение. Как показывает практика, часто достаточно реорганизовать офисное помещение и оптимизировать бюджет на эксплуатацию текущего офиса, чтобы наладить комфортную работу всех сотрудников без значительных инвестиций на переезд и ремонт нового офиса.

В каких случаях может потребоваться трансформация офиса:

Резкое изменение количественного состава сотрудников. Сокращение или рост компании.

Прирост или сокращение площади помещения пропорционально количеству рабочих мест не всегда эффективно, необходимо знать сколько действительно требуется квадратных метров. Возможно достаточно будет реорганизовать текущий офис при расширении компании, или кратно уменьшить площадь при сокращении путем эффективной организации пространства.

Оптимизация расходов.

Получить понимание, сколько можно изыскать из существующего офиса, путем трансформации и функционального использования каждого квадратного метра помещения.

Устаревшие мебельные решения.

Сокращение размеров рабочего места может позволить уплотнить посадку на 20-30% с сохранением комфорта работы. Например, заменить длинные громоздкие столы 180 см на 120-140 см и пересмотреть зону хранения.

Необходимость привлекать более конкурентных сотрудников.

Многие квалифицированные сотрудники, особенно с опытом работы в международных компаниях, привыкли работать в очень комфортных условиях, современных дизайнерских технологичных офисах. Для привлечения таких сотрудников может потребоваться реорганизация офиса, чтобы иметь конкурентные преимущества перед другими компаниями за высококвалифицированные кадры.

Изменение формата взаимодействия и поддержание имиджа компании.

Если офис постоянно посещают клиенты, то пространство должно быть презентабельным и комфортным. Первое впечатление, личное ощущение влияет на то, будет ли клиент взаимодействовать с компанией в дальнейшем.

Хотите получать актуальные новости на почту?

Вы успешно подписались на новости IPG.Estate.

Оптимизация офисных пространств - как трансформировать офис и оптимизировать бюджет на административные расходы?

Какие основные требования на трансформацию офиса

5 причин, чтобы понять, необходима ли трансформация офиса

Хотите получать актуальные новости на почту?

Другие статьи

Посмотрите видео о нашей работе

Контакты со СМИ