Как сократить расходы на аренду офиса?

Рынок коммерческой недвижимости, как и многие другие отрасли, уже ощутил последствия кризиса. Быстро приспосабливаться под новые условия вынуждены и собственники, и арендаторы. Можно ли уменьшить расходы на аренду? О чем договариваться с собственником? Как оптимизировать и сократить рабочее пространство? Отвечает Иван Починщиков, управляющий партнер IPG.Estate.

Нужна скидка, отсрочка или каникулы?

Договаривайтесь. Собственник – ваш партнер. Зачастую и собственники, и арендаторы понимают, что сложившаяся ситуация временна, поэтому идут на компромисс и достигают договоренностей.

С собственником можно договориться о более лояльных условиях по ставке. Нужно иметь сильную аргументацию. Не забывайте, что собственник – это ваш партнер по бизнесу и он тоже несет потери в доходности.
С собственником можно договориться о предоставлении отсрочки с условием, что плата будет возмещена с восстановлением ситуации и ваших бизнес-процессов.

Если договориться с текущим собственником не удалось.

Если договор аренды краткосрочный и имеет понятный выходом с уведомлением за 2-3 месяца, то можно найти помещение меньшей площади по более низкой ставке. Но не забывайте, что собственник Ваш партнер – предупредите его заранее, чтобы он смог своевременно найти нового арендатора.
Сложнее с долгосрочными договорами в классе А. Договоры завязаны на долгий срок аренды – порядка трех-пяти лет. Выйти из договора аренды или сократить офисные площади очень сложно.
Можно внутри компании выстроить бизнес-процессы по новой схеме, например, часть сотрудников перевести на удаленную работу или внедрить систему hot-desk, тем самым сократив используемые площади. Излишки сдать в субаренду. Но стоит понимать, что субаренда зачастую номинируется по более низкой ставке, чем ставка которую вы платите.
Найти нового арендатора на ваши площади, чтобы собственник не потерял доходность. Можно обратиться к собственнику, чтобы он подключился к поиску нового арендатора, либо к консультанту.

Как оптимизировать офисные площади?

В целях экономии компании могут оставлять головные офисы с несколькими представителями в центре города, а остальные подразделения могут вывезти на окраины в более БЦ с более низкой арендной ставкой.
Чем крупнее компания, тем больше у нее затрат, поэтому сейчас в первую очередь важно проанализировать эффективность удаленной работы сотрудников. Предположительно, компании будут сокращать офисные площади на 10-15 процентов, отправляя сотрудников работать из дома, будут вводить систему hot-desk.
Оптимизировать офисные площади можно в том числе при помощи изменения планировочных решений. Когда компания с коридорно-кабинетной системой переезжает в open space, это минимизирует рабочее пространство. Переезд из коридорно-кабинетной планировки в открытую может оптимизировать офисные площади на 20-30%. На первый взгляд, это может напугать людей, которые годами работали в отдельных кабинетах. При организации открытого офисного пространства важно внимательно подойти к планированию и зонированию. При качественной работе open space может повысить эффективность работы коллектива в непростое время. Командная работа всегда увеличивает показатели: не имеет значения, сидит ли руководитель рядом с подчиненными, руководит ли работой онлайн или налаживает процессы в реальном офисе.